Ett Warehouse Management System (WMS) ska skapa kontroll över verksamhetens lager. Men implementeringen kan påverka verksamheten dramatiskt – både positivt och negativt. Här är tio viktiga steg för att lyckas med WMS.
Artikeln är inspirerad av det danska nätmagasinet SCM & Logistik.
Kort sammanfattat: En lyckad WMS-implementering handlar inte bara om teknik. Verksamheten måste ta ansvar för processer, utbildning, testning, dokumentation och riskhantering. Tydlig kommunikation, goda förberedelser och internt ägarskap är avgörande för att systemet ska ge bättre lagerflöden, färre fel och högre produktivitet.
Ett WMS är ett intelligent lagerhanteringssystem som lämpar sig väl för automatiserade lager och lager där det ställs höga krav på snabba leveranser. Det är en skalbar lösning som kan användas för allt från enkla installationer på en dator till komplexa lagerlösningar med många användare, funktioner och typer av utrustning.
Fördelarna med ett WMS är många. Det kan bland annat ge högre produktivitet, bättre utnyttjande av lagerytan genom avancerad platsstyrning och färre fel. Men resultaten kommer inte av sig själva. Så här skapar du bästa möjliga förutsättningar för att lyckas med ditt lagerhanteringssystem.
De är kanske inte huggna i sten som de tio budorden, men de är ändå viktiga att följa – särskilt om du vill skapa bättre flöden i varuhanteringen och en mer transparent försörjningskedja.
Ta ansvar för att WMS-systemets funktioner passar verksamhetens önskade lagerprocesser. En implementering är inte i första hand ett tekniskt projekt, utan ett organisations- och processprojekt där fokus bör ligga på medarbetarna och arbetssätten.
Verksamheten måste därför själv definiera vilka funktioner den behöver. Det kan inte helt överlåtas åt WMS-leverantören.
Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att standardlösningar är standardiserade av en anledning. I många fall är omfattande anpassningar onödiga. En skräddarsydd lösning blir alltid dyrare och kan skapa större utmaningar vid framtida uppdateringar. Identifiera vilka anpassningar som verkligen behövs och håll dig till dem.
Det finns alltid en risk för komplikationer i ett implementeringsprojekt. Riskerna kan inte elimineras helt, men de kan hanteras och minskas. Det kräver framför allt fyra saker: planering, förberedelser, kunskap och kommunikation.
Komplexa processer innebär naturligtvis fler risker. Det finns ingen universallösning för riskhantering, men ju mer komplex implementeringen blir, desto mer uppmärksamhet behöver projektgruppen ägna åt möjliga riskfaktorer.
En implementering kräver öppen kommunikation mellan alla som deltar i projektet – från styrelse och ledning till medarbetarna på lagret.
Förändringen kan skapa både osäkerhet och frågor. Det är därför viktigt att hantera exempelvis motstånd mot nya arbetsrutiner eller oro över den stora investeringen genom tydlig och öppen kommunikation.
Oavsett hur väl implementeringen planeras finns det alltid en risk för problem. Hårdvara kan sluta fungera, viktiga systemkomponenter kan fallera och leverantörer kan missa kritiska tidsfrister.
En lyckad implementering beror till stor del på projektorganisationens förmåga att hantera motgångar. Ta fram en detaljerad projektplan som visar vad som ska göras, när det ska ske och vem som ansvarar för varje uppgift.
Definiera även tydliga milstolpar och delmål. Då kan eventuella problem upptäckas och åtgärdas så tidigt som möjligt. I praktiken kan leverantören ta ansvar för delar av arbetet, men det är viktigt att verksamheten själv behåller ägarskapet över processen.
Att förbereda ett lager inför en WMS-implementering kräver mycket arbete. Det kan bland annat innebära inköp och installation av ny materialhanteringsutrustning, omorganisation av hyllor och lagerplatser samt förändringar av varornas placering.
Allt detta måste vara på plats för att helheten ska fungera. Om varor ligger på fel plats, utrustning saknas eller omorganisationen inte är färdig kommer investeringen inte att ge önskad effekt.
Implementeringen innebär vanligtvis också manuellt arbete med att kategorisera varor och platstyper. WMS-systemet använder sedan dessa masterdata för att automatiskt fördela varorna på rätt platser.
Alla som ska använda systemet behöver utbildning. Vanligtvis utbildar leverantören ett antal superanvändare, som därefter ansvarar för att utbilda resten av organisationen.
Utbildningen blir ofta mer effektiv om den anpassas till olika användargrupper och de funktioner som respektive grupp ska använda. Teoretisk undervisning bör även kompletteras med praktisk träning ute på lagret.
För stora och komplexa WMS-system är omfattande testning nödvändig för att säkerställa att allt fungerar som det ska. En UAT, User Acceptance Test, är en strukturerad metod för att kontrollera att systemet uppfyller användarnas och verksamhetens krav.
Integrationstester används för att kontrollera kontaktytorna mellan WMS-systemet och relaterade lösningar, exempelvis styrsystem för transportbanor eller orderhanteringssystem. Belastningstester används för att kontrollera hur robust systemet är vid stora volymer och hög belastning.
LIS levererar WMS-lösningar i mellansegmentet, vilket innebär att delar av denna omfattande testprocess ofta är överflödiga. Testning är fortfarande viktig, men processen blir normalt mindre omfattande än för de största, helautomatiserade lagren.
Medarbetarna på lagret känner vanligtvis de dagliga arbetsrutinerna mycket väl. Däremot kan det finnas osäkerhet kring hur oväntade situationer ska hanteras. Ta därför fram olika scenarier för hur verksamheten och systemet ska hantera oförutsedda händelser. Scenarierna bör även ingå i utbildningen, så att medarbetarna är bättre rustade när problem uppstår.
Leverantörer dokumenterar vanligtvis systemets standardfunktioner, men inte alltid kundanpassade funktioner eller hur arbetsuppgifter ska genomföras ur ett operativt perspektiv. Instruktioner som beskriver verksamhetens anpassade arbetsprocesser är därför viktiga för att säkerställa att uppgifterna utförs korrekt.
Verksamheten måste ta ägarskap över dokumentationen och inte överlåta hela arbetet åt leverantören.
Detta är kanske det viktigaste steget av alla. Vi ser konsekvent att de kunder som engagerar sig mest i processen också är de som lyckas bäst. Det går inte att komma runt behovet av ett tydligt ägarskap. WMS-system kan vara komplexa. Därför är det viktigt att verksamheten sätter sig in i det nya systemet. Leverantören måste förstå verksamheten, samtidigt som verksamheten behöver förstå systemet.
Genom att bygga upp intern kunskap blir det enklare att ställa relevanta och kritiska frågor till leverantören. Det gör det också lättare att ta kontroll över systemet och utveckla användningen över tid.