Därför är masterdata hemligheten bakom ett effektivt lager

Om det är en sak vi rekommenderar alla våra kunder är det att ta masterdata på allvar. Det ger dig kunskapen du behöver för att välja rätt lösningar för lagret.

Det gäller inte bara lagerverksamhet, utan allt beslutsfattande: För att fatta bra beslut behöver du ha tillräckligt med kunskap som grund. Det finns två typer av data som visar hur du bör optimera lagret: orderhistorik och masterdata.

Du har förmodligen redan god kontroll över orderhistoriken. Den visar vilka varor du säljer mest av, vad som håller på att ta slut och hur varuflödet ser ut. Men har du också kontroll över dina masterdata?

Vad är masterdata?

Masterdata är information om varornas storlek, vikt och volym – och motsvarande mått för lagerplatserna. Du kanske även har hört begreppen grunddata eller stamdata, som betyder samma sak.

De flesta ERP-system har fält för masterdata, men vår erfarenhet är att de ofta lämnas tomma. Många förlitar sig i stället på uppskattningar, ögonmått, erfarenhet och gamla vanor. Det kan innebära att lagerytan inte utnyttjas optimalt.

Faktum är att det är näst intill omöjligt att driva ett optimalt lager utan noggranna masterdata. Masterdata blir ännu viktigare när du inför ett WMS – Warehouse Management System, eller lagerhanteringssystem. Mer om det snart, men först:

Varför är masterdata så viktigt?

Ett effektivt lager är ett lager där varje vara ligger på rätt plats och så lite luft som möjligt lagras.

Du behöver veta hur mycket utrymme en vara tar, hur många enheter som får plats på en viss hylla eller i en låda och om lagerställen klarar vikten. Ju större lagret är, desto större är sannolikheten att det finns betydande effektiviseringsmöjligheter.

Masterdata är särskilt viktigt när du ska investera i nya automationslösningar, flytta lagret eller bygga ut det. Utan exakta uppgifter om hur mycket plats varorna kräver blir det nästan omöjligt att välja rätt lösning. Då bygger beslutet i praktiken på gissningar. Eftersom nya lagerlösningar innebär betydande investeringar påverkar datakvaliteten också hur snabbt du kan få positiv ROI.

Anta att du överväger en MiniLoad-lösning där varorna förvaras i plastlådor med måtten 600 × 400 × 300 millimeter. Innan lösningen dimensioneras behöver du veta hur många enheter av varje vara som får plats i en låda.

Kanske måste minst fem produkter få plats i varje låda för att investeringen ska bli lönsam. Är det inte möjligt kan en helt annan lösning vara lämpligare.

Masterdata hjälper dig att automatisera lagret

En modern automationslösning som MiniLoad eller LogiMat styrs alltid av ett WMS. Programvaran fungerar som hjärnan bakom automatiken.

Ett WMS kan exempelvis beräkna den optimala lagerplatsen för en vara. Det förutsätter dock att du först registrerar varans mått och vikt samt kapacitets- och dimensionskraven för varje lagerplats. När informationen finns på plats kan systemet automatiskt hitta en ledig plats som passar varan.

För att få full effekt bör du kombinera informationen från orderhistoriken – exempelvis vilka varor som plockas oftast och därför bör placeras lättillgängligt – med masterdata, som visar var den närmaste lämpliga platsen finns.

Kombinationen av orderhistorik och masterdata är hemligheten bakom några av Norges mest välskötta lager.

Hur samlar du in masterdata?

Det kan kännas lite nedslående att behöva genomföra manuellt arbete innan lagret kan automatiseras. Lyckligtvis behöver det normalt bara göras en gång. Därefter kan WMS-systemet ta över en stor del av arbetet.

För att påskynda processen kan du köpa särskilda skannrar där varan placeras på en glasskiva som registrerar vikt och mått automatiskt.

Annars behöver du ta fram måttstocken och registrera informationen manuellt. På ett stort lager tar det naturligtvis tid att gå från hylla till hylla och mäta, vilket gör det till en lämplig uppgift under lugnare perioder.

Vi rekommenderar också att du kontaktar varuleverantörerna innan du börjar mäta och väga. De har ofta redan produktinformationen, vilket kan spara mycket tid. Se dock till att få rätt uppgifter för alla förpackningsnivåer, inte bara för den enskilda produkten. Om ni exempelvis plockar större distributionsförpackningar måste dessa ha ett annat artikelnummer än konsumentförpackningarna inuti. Du behöver bland annat veta:

• Hur många enskilda produkter som finns i en konsumentförpackning
• Hur många konsumentförpackningar som finns i en distributionsförpackning
• Hur många distributionsförpackningar som ryms på en pall

Registrera all information i ERP-systemet. Då kan den senare överföras automatiskt till ett WMS.

Ett effektivt lager kräver exakta masterdata

När du ska investera i nya lagerlösningar är det viktigt att ta mätningen på allvar och inte bara ge leverantören grova genomsnittsvärden.

Ett förenklat exempel: Anta att du har två pallstorlekar, en stor och en liten. Om du ger leverantören genomsnittsmåttet kan resultatet bli lagerställ som är dimensionerade för en genomsnittspall. Då kanske hälften av pallarna inte får plats, medan den andra hälften utnyttjar utrymmet mycket dåligt.

Du undviker förmodligen ett så uppenbart misstag, men samma problem kan uppstå i mindre skala om du inte lämnar exakta uppgifter för alla varor. Ju mer noggrann informationen är, desto bättre blir den slutliga lösningen.

Alla effektiva lager har en sak gemensamt: De lagrar mycket varor och lite luft.

Det är också viktigt att komma ihåg att lagerställen redan är konstruerade med en säkerhetsmarginal. Ange den faktiska vikt som hyllorna behöver klara. De är redan dimensionerade för att tåla något mer. Om du i stället avrundar vikten uppåt får du i praktiken en dubbel säkerhetsmarginal och riskerar att betala mer än nödvändigt.

Ju mer exakta masterdata du har, desto enklare blir det att utnyttja lagerytan optimalt. Det är nyckeln till ett högeffektivt lager.