Din guide till att flytta lagret i 8 steg

Har du vuxit ur ditt lager, eller går det att strukturera om där du är? Innan du börjar leta efter en ny lokal eller tomt är det viktigt att ta reda på om du kan utnyttja den yta du redan har bättre.

Ibland är den bästa lösningen att stanna kvar.

Det går att bli betydligt effektivare enbart genom att komprimera lagret och komma närmare varorna. Det finns många lagerlösningar på marknaden som kan minska ditt ytbehov:

• Lagerautomat
  En lagerhiss som hämtar fram varan till den som plockar eller packar.
  
  
• Mobila pallställ
  Pallställ som förflyttas på skenor i golvet och bara kräver en körgång.
  
  
• Genomloppsställ
  En typ av ställage som hanterar datumvaror och minskar transport- och gångtiden.
  
  
• Orbiter
  Ett shuttlesystem som passar särskilt bra för varor med stora volymer.
  
  
• Entresol
  Ger dig fler våningsplan på höjden och kan frigöra golvyta.

Om det visar sig att det rätta valet faktiskt är att flytta, återstår en viktig fråga:

Ska du bygga ett nytt lager eller flytta in i en befintlig lokal?

I de flesta fall rekommenderar vi att bygga nytt. Det har blivit både snabbare och billigare att uppföra nya lagerbyggnader än tidigare, och det är inte säkert att du sparar särskilt mycket på att välja en befintlig lokal.

Även om du får ett bra pris kan det snabbt gå stora summor till att åtgärda slitage och anpassa lokalen. Ett nybygge är dessutom ofta mer energieffektivt och har lägre driftskostnader.

Men det viktigaste är detta:

Ett nybygge kan anpassas helt efter ditt lager och din utrustning.

Det kan göra stor skillnad för varuflödet.

Har du bestämt dig för att flytta dyker det direkt upp några nya frågor som påverkar tomtsökandet:

• Ska du stanna kvar i närområdet?
  Ett smalare sökområde kan göra att du missar de bästa tomterna eller lokalerna. Men flyttar du för långt riskerar du att förlora värdefulla medarbetare.
  
  
• Behöver du ligga nära centrum?
  Centrala lägen är attraktiva, men fundera på hur viktigt det faktiskt är för din verksamhet. Det är framför allt B2C-företag med täta leveranser som har mycket att vinna på ett centralt läge.
  
  
• Hur ser transportmöjligheterna ut?
  Ligger lagret långt från centrum behöver det finnas bra kollektivtrafik, särskilt om inte alla medarbetare kör bil till jobbet. Tänk också på framkomligheten för godstransporter. Finns det risk för flaskhalsar när varor ska in och ut?
  
  
• Vilka extra kostnader tillkommer?
  Tomtpriset är bara en del av den totala kostnaden. Räkna även med kostnader för grundläggning, markarbete och anslutning till vatten och avlopp. Ta också hänsyn till vilka uppvärmningslösningar som finns i området. Bergvärme och fjärrvärme kan ge stora besparingar på energikostnaderna.

För att det nya lagret ska täcka så många behov som möjligt är det viktigt att sätta ihop en projektgrupp och samla in synpunkter från alla som påverkas av flytten.

Lagerchefen är en självklar deltagare, men se till att inte bara utgå från hans eller hennes perspektiv. Om personen har arbetat på samma lager i många år är det inte säkert att alla nya möjligheter är kända.

Projektgruppen bör inkludera:

• Ekonomichefen – bedömer vilka lösningar som ger bäst avkastning (ROI).
• Lagerchefen – bidrar med praktisk erfarenhet från den dagliga driften.
• Logistikchefen – har överblick över hela logistikflödet.
• Lagermedarbetarna – ser detaljer och utmaningar som lätt missas ur ett övergripande perspektiv.
• IT-chefen – ansvarar för val och implementering av lagerstyrningssystem samt utbildning.
• Fastighetsskötaren – ser till att arbetsmiljö och säkerhet tas om hand.
• HR-chefen – tar hänsyn till de medarbetare som påverkas av flytten.
• Lastbilschauffören – ger värdefulla synpunkter på transporter och leveranser.

Många människor påverkas av en lagerflytt, så det ligger i allas intresse att inga perspektiv missas. Ju mer kunskap du samlar in, desto bättre blir resultatet för ditt nya lager.

En stor utmaning i lagerbranschen är att olika aktörer inte pratar tillräckligt med varandra. Det är viktigt med en bra dialog mellan dem som utformar själva byggnaden och dem som ska fylla den med maskiner, ställage och annan utrustning.

Ur ett varuflödesperspektiv är det ideala lagret en öppen, fyrkantig yta utan pelare eller andra hinder. Samtidigt är en sådan byggnad mer krävande att uppföra, och byggherren levererar ofta bara det du faktiskt ber om.

Om du bara prioriterar pris kan det bli dyrt i längden.

Många som flyttar in i ett nytt lager kontaktar leverantören av lagerinredning först när det redan är för sent att ändra byggnadens invändiga struktur.

För att undvika det bör du ta in råd från alla dessa tre parter innan arbetet drar igång:

• Byggherre
• Arkitekt
• Systemleverantör

De här aktörerna arbetar ofta oberoende av varandra. Därför blir det ditt ansvar att se till att de samordnas.

Tidsåtgången för att flytta ett lager varierar mycket beroende på företagets storlek, projektets omfattning, antalet beslutsfattare och en rad andra faktorer.

Men om du tvingar oss att ge en uppskattning skulle vi säga:

Cirka 12–15 månader från undertecknat avtal till inflyttning.

Generellt går själva byggprocessen snabbare än många tror, medan beställning och leverans av automation ofta tar längre tid än väntat. Det gäller inte minst för tyngre lösningar, som robotlager eller shuttlesystem.

Enklare lösningar kan vanligtvis levereras inom 4–12 veckor, medan helautomatiska system måste specialtillverkas för det enskilda lagret. Det kan ta upp till ett och ett halvt år, där ungefär ett år går till produktion och ett halvår till installation.

Därför lönar det sig att börja planera lagerinredning och automation samtidigt som du söker efter en ny lokalisering.

Vår rekommendation? Nej.

Det vill säga, du kan – men det lönar sig sällan. Ta hellre tillfället i akt att uppgradera och anpassa lagerinredningen efter de nya förutsättningarna.

Kompromisser i det nya lagret lönar sig sällan i längden. Det är bättre att ta kostnaden nu än att försöka få mindre optimala lösningar att fungera. Många leverantörer erbjuder leasing, vilket gör att den initiala investeringen inte behöver bli lika stor.

När det gäller själva varulagret kan det vara klokt att sälja ut delar av lagret genom kampanjer eller utförsäljning för att förenkla flytten.

Kom också ihåg att göra en fullständig inventering före flytten. Då har du kontroll över lagersaldot och kan upptäcka eventuellt svinn under flytten.

Det kan vara frestande att vänta med informationen tills planeringsfasen är klar, men det är klokt att involvera medarbetarna tidigt. Tillsammans med HR bör du se till att ge tydlig och ärlig information så snart planerna börjar ta form.

Om lagret ska flytta långt kan vissa medarbetare vilja söka sig vidare. I så fall är det en fördel för både dig och dem att ha gott om tid att hitta en ersättare.

Det blir dessutom svårt att undvika rykten om många personer involveras i processen utan att ni kommunicerar öppet.

Transparent kommunikation skapar förtroende, minskar missnöje och spekulationer och bidrar till att hela flyttprocessen går så smidigt som möjligt.